Lorsque l’on parle de suites bureautiques, à savoir généralement des programmes de traitement de texte, de feuilles de calcul, de bases de données et de création de présentations, c’est Microsoft Office qui vient immédiatement à l’esprit de la plupart des gens. Le produit de Microsoft domine en effet le marché, mais il est également relativement coûteux. En particulier pour les organisations des pays en développement, qui disposent souvent de ressources limitées, le coût élevé de la licence peut représenter un obstacle rédhibitoire. Ces coûts doivent également être pris en compte par les syndicats actifs dans la coopération au développement. Pour la fourniture d’ordinateurs à des partenaires dans les pays en développement, il est préférable d’utiliser un logiciel au déploiement moins coûteux et surtout dont les mises à jour ne grèveront par le budget de ces organisations. Heureusement, il existe des alternatives proposant les mêmes fonctionnalités qu’Office, à un coût bien moindre, voire gratuitement.
La suite bureautique alternative la plus sophistiquée est OpenOffice. Il s’agit d’une application « open source », donc libre d’installation et d’utilisation. Déjà entretenu par une communauté de bénévoles, OpenOffice est également soutenu financièrement par Sun Microsystems. En fait, la suite bureautique maison de Sun, StarOffice, est inspirée du code source d’OpenOffice, avec quelques composants additionnels dont il possède les droits. StarOffice, s’il n’est pas totalement gratuit, est beaucoup moins cher que Microsoft Office. Il utilise également un modèle de licence plus généreux permettant à l’utilisateur d’installer jusqu’à cinq copies du logiciel dans n’importe quelle langue proposée et sur n’importe quel système d’exploitation compatible.
OpenOffice, pour en revenir au logiciel entièrement libre, a vocation à rivaliser avec Microsoft Office et crée donc de l’émulation avec l’aspect et la convivialité de ses menus et de ses barres d’outils, allant parfois jusqu’à en améliorer l’ergonomie et la convivialité. Cela signifie que le passage à OpenOffice par des utilisateurs habitués à Microsoft Office se fait pratiquement sans heurt et, fait surprenant, ces utilisateurs trouvent souvent les processus et les fonctionnalités plus faciles à maîtriser. Par ailleurs, les fichiers d’aide sont très complets et fournissent des solutions à presque tous les problèmes pouvant être rencontrés par les utilisateurs. Tout comme le programme en lui-même, ces fichiers d’aide sont disponibles dans plus de 90 langues et localisations, y compris l’arabe, le chinois et certaines langues africaines. OpenOffice peut lire et écrire la plupart des formats de fichier Microsoft Office, y compris, via un plug-in, le nouveau format créé par Microsoft pour Office 2007, que les versions antérieures d’Office ne parviennent pas à lire. Il offre également la possibilité d'enregistrer des fichiers dans des formats à l’origine utilisés par de nombreuses autres applications, un élément considéré comme essentiel par la plupart des utilisateurs. Ainsi, il est possible d’exporter des fichiers PDF en un seul clic, sans devoir installer Adobe Acrobat.
En outre, OpenOffice fonctionne sur de nombreux systèmes d’exploitation, que ce soit Microsoft Windows, Mac OSX (pour lequel existe une fourchette de développement spécialement adaptée, NeoOffice), diverses distributions de Linux, d’UNIX ou de BSD, ou même l’OS/2 d’IBM. Cela en fait la suite bureautique de prédilection dans un environnement multiplateforme, par exemple un laboratoire informatique dans une école ou un bureau syndical utilisant Linux.
Pour ceux qui travaillent déjà avec des systèmes Linux, la suite KOffice, qui fait partie du K Desktop Environment (KDE), est également une solution viable. Son traitement de texte n’est certes pas aussi perfectionné que celui d’OpenOffice, mais il est également libre. En plus des traditionnels traitements de texte et feuilles de calcul, il comprend des instruments de création d’organigrammes, de graphiques vectoriels et de planification, ce qui en fait un choix très complet et vaste.
Si vous disposez d’un accès internet fiable, Google Docs pourrait également être utile, en particulier pour le travail d’équipe à distance. Google Docs est une application web gratuite pour le traitement de texte, les feuilles de calcul et les présentations qui permet aux utilisateurs de créer et d’éditer des documents en ligne en collaborant en temps réel avec d’autres utilisateurs. Les documents peuvent être créés et modifiés directement dans l’interface de navigation, ou importés. Ils peuvent également être téléchargés dans différents formats sur les ordinateurs des utilisateurs. En outre, les documents peuvent être balisés et archivés pour en faciliter l’organisation et l’accès. En conclusion : ne craignez pas de tester les alternatives à Microsoft Office. La fonctionnalité n'en pâtira pas, bien au contraire. Et ces programmes peuvent vraiment permettre de réduire les coûts, voire d'envisager un développement. De plus, les utiliser permet d’introduire facilement et efficacement des alternatives de choix pour les étudiants dans les salles de classe, ce qui en soi vaut la peine.
Par Timo Linsenmaier
Cet article à été publié dans Mondes de l'Éducation, No. 27, Septembre 2008.